Fiche de police des voyageurs étrangers : ce que la loi demande

Toute la règle tient en trois articles du code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile, les articles R. 814-1 à R. 814-3. Ils visent les hôtels, les campings, les résidences de tourisme et, nommément, les loueurs de meublés de tourisme et de chambres d’hôtes. Voici ce qu’ils demandent, ce qu’ils ne demandent pas, et comment s’organiser pour que personne n’attende sur le palier.

Qui remplit une fiche

Chaque voyageur de nationalité étrangère. Le mot « étranger » vise ici toute personne qui n’a pas la nationalité française : une Belge ou un Allemand remplit sa fiche comme un Américain. Être citoyen de l’Union européenne n’en dispense pas.

À partir de 15 ans, chacun remplit la sienne. Un enfant plus jeune figure sur la fiche de l’adulte qui l’accompagne. Quelques cas du quotidien :

• quatre amis espagnols de 20 ans : quatre fiches ;
• un couple franco-italien : une fiche, celle du conjoint italien ;
• une famille suisse avec deux enfants de 9 et 16 ans : trois fiches, une par parent et une pour l’aîné, le cadet étant inscrit sur celle d’un parent ;
• des voyageurs tous français : aucune fiche.

La réservation vient d’une plateforme ? Rien ne change : l’obligation pèse sur le loueur, pas sur la plateforme.

Ce que contient la fiche, et rien de plus

L’article R. 814-2 fixe la liste des informations :

• le nom et les prénoms ;
• la date et le lieu de naissance ;
• la nationalité ;
• le domicile habituel ;
• le numéro de téléphone mobile et l’adresse électronique ;
• la date d’arrivée et la date de départ prévue.

Le voyageur la remplit et la signe à son arrivée. Le texte demande ces informations, pas une copie de passeport. Photocopier les pièces d’identité, c’est garder des données que la fiche ne demande pas, alors que le règlement général sur la protection des données impose de ne collecter que ce qui est nécessaire (article 5). Moins vous gardez de données, moins vous avez à protéger.

Arrivée autonome : la fiche se remplit avant

La remise des clés en main propre a souvent disparu, la fiche est restée. Le plus simple est de la faire remplir en ligne, avec le pré-check-in, quelques jours avant le séjour, puis de vérifier le jour même que le nombre de fiches correspond au nombre de voyageurs. Rien n’impose le papier : le code prévoit même que les fiches puissent être transmises sous forme dématérialisée.

Prenons un couple de Lyonnais qui arrive à minuit avec un ami canadien, le code de la boîte à clés en poche. Si rien n’a été préparé, personne n’est là pour faire signer la fiche de l’ami. Avec le pré-check-in, elle est remplie depuis trois jours, et vous l’avez déjà vue passer.

Un voyageur qui refuse de remplir sa fiche, cela arrive. Réglez la question avant l’arrivée, pas à minuit sur le palier : écrivez dans vos conditions de location que la fiche est demandée pour chaque voyageur étranger, et rappelez-le dans le message qui précède le séjour.

Six mois, puis on efface

Les fiches se gardent six mois (article R. 814-3). Elles ne se remettent qu’aux services de police et aux unités de gendarmerie, et seulement quand ils les demandent. Il n’y a rien à envoyer chaque soir, chaque semaine ou chaque mois. La CNIL rappelle à quoi elles servent : prévenir les troubles à l’ordre public, aider les enquêtes judiciaires et rechercher des personnes dans leur intérêt.

Au-delà de six mois, plus rien ne justifie de les garder : effacez-les, papier compris. Pendant ces six mois, limitez qui y a accès. La personne qui fait le ménage n’a pas besoin de connaître la date de naissance des voyageurs, ni le propriétaire leur domicile. Elle rappelle aussi que les voyageurs doivent être informés de leurs droits d’accès et de rectification sur ces données : une phrase dans le formulaire suffit.

Les erreurs à éviter

• Une seule fiche pour tout le groupe, au nom de la personne qui a réservé : chaque voyageur étranger de 15 ans et plus a la sienne.
• Des fiches pour des voyageurs français : la loi ne les demande pas, ce sont des données en trop.
• Des photos de passeports envoyées par messagerie au propriétaire ou à l’équipe : la fiche suffit, et ces photos restent ensuite dans des téléphones que vous ne maîtrisez pas.
• Des fiches gardées des années « au cas où » : six mois, puis on efface.
• Des fiches envoyées d’office à la gendarmerie : elle les demande quand elle en a besoin, pas avant.

Quand une conciergerie gère l’accueil

Le texte vise le loueur. Dans les faits, c’est souvent la conciergerie qui fait remplir les fiches, parce que c’est elle qui envoie les instructions d’arrivée et parle aux voyageurs. Écrivez-le dans le contrat qui vous lie au propriétaire : qui fait remplir les fiches, où elles sont gardées, qui les efface au bout de six mois, et qui répond si la gendarmerie les demande.

Pensez aussi aux semaines que le propriétaire loue lui-même, sans passer par vous : pour ces séjours-là, l’obligation reste la sienne. Une phrase dans le contrat évite qu’il découvre la règle le jour d’un contrôle.

Questions fréquentes

Un voyageur de l’Union européenne doit-il remplir la fiche ?

Oui. La fiche concerne toute personne qui n’a pas la nationalité française, citoyens des autres pays de l’Union compris.

Faut-il envoyer les fiches à la police ?

Non. Vous les gardez six mois et vous les remettez aux services de police ou de gendarmerie seulement s’ils les demandent.

Peut-on demander une copie du passeport ?

La loi ne la demande pas : la fiche suffit. Garder une copie de pièce d’identité, c’est garder des données dont vous n’avez pas besoin, et dont vous devenez responsable.

Sources

1. Article R. 814-1 du code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile, Légifrance.
2. Article R. 814-2 du même code, Légifrance.
3. Article R. 814-3 du même code, Légifrance.
4. Touriste étranger en France : la « fiche de police » dans les établissements de tourisme est-elle légale ?, CNIL.
5. Règlement général sur la protection des données, article 5, CNIL.

Règles relues le 23 octobre 2026 sur Légifrance. Les articles R. 814-1 à R. 814-3 ont remplacé l’ancien article R. 611-42 le 1^er mai 2021 : une page qui cite encore ce numéro n’est sans doute plus à jour.

L’équipe OmniStay