Fiscalité et factures
Facture électronique : ce qu’une conciergerie doit faire avant septembre 2027
La réforme est entrée en vigueur le 1er septembre 2026. Pour une conciergerie, elle touche trois flux à la fois : les factures que vous recevez (logiciels, linge, artisans), celles que vous adressez à vos propriétaires, et vos ventes aux voyageurs. Chacun suit sa propre règle.
Voici le calendrier, le rôle des plateformes agréées, le cas particulier des propriétaires, les nouvelles mentions, et la liste des choses à faire avant le 1er septembre 2027, l’échéance des PME et des micro-entreprises.
Quel est le calendrier de la facture électronique ?
| Date | Qui | Ce qui change |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Toutes les entreprises | Recevoir les factures électroniques par une plateforme agréée |
| 1er septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI | Émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données |
| 1er septembre 2027 au plus tard | PME et micro-entreprises | Émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données |
La taille s’apprécie pour chaque entreprise, identifiée par son SIREN, au 1er janvier 2025, d’après le dernier exercice clos. Une conciergerie de moins de 250 personnes, avec au plus 50 millions d’euros de chiffre d’affaires ou 43 millions de bilan, est une PME, voire une micro-entreprise : elle relève de l’échéance de 2027.
Pour la phase de démarrage, l’administration a annoncé qu’elle ne sanctionnerait pas les entreprises en difficulté mais engagées dans une mise en conformité sérieuse. Elle précise que ce n’est ni un report ni une suspension de l’obligation.
Faut-il choisir une plateforme agréée dès maintenant ?
Oui, au moins pour recevoir : l’obligation court depuis le 1er septembre 2026. La plateforme agréée est l’intermédiaire, immatriculé par l’administration fiscale, qui émet, transmet et reçoit les factures électroniques et envoie les données utiles à l’administration. La liste est publiée sur impots.gouv.fr. Vous la choisissez librement, vous pouvez en prendre plusieurs et en changer à tout moment ; vous signez avec elle un accord qui la désigne comme plateforme de réception dans l’annuaire de l’administration.
Votre logiciel de facturation, votre expert-comptable ou votre banque peuvent vous y raccorder. Un logiciel qui n’est pas lui-même plateforme agréée doit, pour être une « solution compatible », offrir les fonctions attendues par la réforme et être connecté à au moins une plateforme agréée.
Un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique. Celle-ci contient des données structurées, dans l’un des trois formats acceptés : UBL, CII ou Factur-X. Le dernier est mixte : un PDF lisible par le client, qui embarque un fichier de données au format XML.
Vos factures aux propriétaires : facture électronique ou e-reporting ?
Tout dépend de qui est votre client. L’administration le résume ainsi : un client professionnel établi en France reçoit une facture électronique ; pour un particulier, ou pour un client établi à l’étranger, vous facturez comme aujourd’hui, mais vous transmettez à l’administration des données sur l’opération. C’est l’e-reporting.
Le propriétaire en location meublée est un cas à part. La plupart des locations meublées de locaux d’habitation sont exonérées de TVA et sortent du dispositif : il n’a rien à émettre pour ses loyers. Mais l’administration définit l’assujetti comme une personne qui exerce de manière indépendante une activité économique à titre habituel, et un assujetti dont les opérations sont exonérées doit tout de même pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Un propriétaire qui loue en meublé de façon habituelle reçoit donc vos factures, commission ou ménages refacturés, sous forme électronique, à partir de votre échéance.
Un propriétaire qui ne loue qu’exceptionnellement peut, au contraire, être un simple particulier : ce serait de l’e-reporting. Faites trancher les cas douteux par votre expert-comptable, propriétaire par propriétaire. Et retenez une exception : un loueur qui fournit, en plus du logement, au moins trois services de type hôtelier (petit-déjeuner, nettoyage régulier, linge, réception) facture la TVA à 10 %, et ses propres opérations entrent alors dans la réforme.
| Votre client | À partir de votre échéance |
|---|---|
| Propriétaire qui loue en meublé de façon habituelle | Facture électronique, par votre plateforme agréée |
| Client particulier, voyageur compris | Facture comme aujourd’hui, et e-reporting du montant total de chaque jour |
| Client établi à l’étranger | Pas de facture électronique, mais e-reporting |
Sur le fond, rien ne change : la base de votre commission reste celle du contrat. Notre guide sur le calcul de la commission de conciergerie aide à l’écrire sans ambiguïté avant qu’elle ne passe dans une facture structurée.
Quelles nouvelles mentions ajouter sur vos factures ?
Les mentions obligatoires habituelles restent les mêmes. Quatre s’y ajoutent depuis le 1er septembre 2026, prévues à l’article 242 nonies A de l’annexe II du code général des impôts :
- le SIREN du client, donc celui de chaque propriétaire assujetti ;
- la catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ; pour une conciergerie, le plus souvent une prestation de services ;
- l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, si vous l’avez prise ;
- l’adresse de livraison des biens, si elle diffère de l’adresse de facturation.
Le SIREN est la mention à préparer en premier. Un loueur en meublé doit s’enregistrer sur le guichet unique de l’INPI dans les 15 jours qui suivent le début de la location, et obtient ainsi un numéro SIRET : vérifiez que chaque fiche propriétaire le contient, et demandez-le à la signature des nouveaux.
Que faire dès maintenant ?
- Recevoir. Si ce n’est pas fait, choisissez votre plateforme de réception et signez l’accord de désignation. Gardez la trace de vos démarches.
- Classer vos clients. Pour chaque propriétaire : assujetti ou particulier, établi en France ou à l’étranger, avec son SIREN.
- Mettre à jour vos modèles de factures avec les quatre nouvelles mentions.
- Vérifier votre outil : produit-il des factures en Factur-X, UBL ou CII, et vous permet-il de passer par une plateforme agréée ?
- Préparer l’e-reporting de vos ventes aux particuliers : le montant total par jour, envoyé selon votre régime de TVA, tous les deux mois en franchise en base, trois fois par mois au réel normal mensuel. Pour vos prestations de services s’ajoutent les montants encaissés et leur date, sauf si vous avez opté pour la TVA d’après les débits.
- Tester avant l’échéance. Une PME peut émettre volontairement des factures électroniques avant septembre 2027, pour une partie de ses clients, et revenir à sa méthode habituelle si l’essai échoue.
- Penser à vos prestataires. Si vous établissez leurs factures en autofacturation, demandez à votre plateforme comment elle traite ces factures émises en leur nom. Notre guide de l’autofacturation des prestataires de ménage détaille le mandat et les mentions, et notre article sur le prestataire de ménage indépendant le contrat qui va avec.
Questions fréquentes
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non. Une facture électronique contient des données structurées et passe par une plateforme agréée. Le format Factur-X ressemble à un PDF, mais il embarque ces données dans un fichier XML : c’est l’un des trois formats acceptés, avec UBL et CII.
Un propriétaire peut-il exiger une facture électronique avant 2027 ?
Pas au nom de la réforme. Tant que votre échéance d’émission n’est pas arrivée, vous facturez comme aujourd’hui, et un client ne doit pas refuser votre facture au seul motif qu’elle n’est pas électronique. Rien n’empêche en revanche de convenir d’un échange électronique dans votre contrat.
Que risque une conciergerie qui ne s’équipe pas ?
Sans plateforme de réception, une amende de 500 € est prévue trois mois après une mise en demeure, puis de 1 000 € par nouvelle période de trois mois. Une facture qui aurait dû être électronique coûte 50 € d’amende, dans la limite de 15 000 € par an, la première infraction n’étant pas sanctionnée. Au démarrage, l’administration tient compte des difficultés réelles des entreprises engagées dans leur mise en conformité.
Sources
- Foire aux questions : je découvre la facturation électronique (version du 1er septembre 2026), impots.gouv.fr.
- Foire aux questions : j’approfondis la facturation électronique (version du 1er septembre 2026), impots.gouv.fr.
- Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026, impots.gouv.fr.
- La réforme de la facturation électronique arrive : livret d’une entreprise en franchise en base (fiche 1-f), impots.gouv.fr.
- La facturation électronique est effective depuis le 1er septembre 2026, entreprendre.service-public.gouv.fr.
- Régime des locations meublées : foire aux questions (mars 2026), impots.gouv.fr.
Règles relues le 26 octobre 2026 dans les foires aux questions de la DGFiP sur la facturation électronique (version du 1er septembre 2026), son guide pratique de démarrage de juillet 2026, son livret pour les petites entreprises et sur entreprendre.service-public.gouv.fr. Les modalités pratiques dépendent des plateformes agréées et la doctrine évolue : relisez la foire aux questions de l’administration avant septembre 2027.
Comment cet article a été préparé et vérifié : notre méthode.
L’équipe OmniStay